گاهی نیاز است شما فایل اکسل تان یا گزارشی که از آن تهیه نموده اید را اغلب به کاربر یا فردی دیگری لازم هست ارائه دهید. اما آیا شما دوست ندارید آنها همه داده ها و فرمول هایتان را ببینند.

هرچند راه های زیادی برای جلوگیری از مشاهده و تغییر  اطلاعات توسط کاربران دیگر وجود دارد (مثل مخفی کردن ، محافظت نمودن، یا پنهان کردن مقدار با فرمت ) ولی با کمی دانش در زمینه اکسل تمام این راه ها را می شود دور زد.

از قدیم گفتن که ساده ترین راه بهترین راه هست. اگر  می خواهید تا از تغییر دادن داده ها و فرمول هایتان توسط دیگران جلوگیری کنید خیلی راحت و سریع آن را به pdf  تبدیل نمایید. و با خیال راحت هر جایی می خواهید بفرستید.

تصور کنید : شما حساب های پیچیده شامل ۱۲ ماه را دارید. باید فایلی با ۱۲ sheet و آنها را از فروردین تا اسفند نام گذاری کنید. محاسبات و فرمت هایتان را روی شیت فروردین انجام دهید، و بعد از آن کارهای انجام گرفته را به ۱۱ ماه دیگر کپی کنیم.

این یک روش خیلی خسته کننده است. اگر داده ها به اشتباه کپی شوند که کار شما بسیار سخت می شود. در حقیقت بهترین روش برای انجام این دسته از کارها در اکسل ابزار  “Fill Across Sheets” است.

این ابزار اجازه کپی اطلاعات از یک شیت به بقیه شیت ها به صورت خیلی سریع انجام می دهد.

برای این کار بر روی یکی از تب شیت ها کلیک کنید و Select All را بزنید. سپس از تب Home گزینه Fill را پیدا کنید. از لیستی که برایتان باز می شود گزینه  Across Worksheet را انتخاب کنید.

فرض کنید فایلی داریم با سه محدوده متفاوت در سه شیت مختلف، قرار است تا از تابع جمع استفاده نماییم:

=SUM (‘Month1’!$D$10:$L$10, ‘Month2’!$D$10:$L$10, ‘Month3’!$D$10:$L$10)

حالا همین فرمول که برای صورت حساب سه ماه از سه شیت مختلف فراخوانی کردیم و جمع آن را حساب نمودیم به این شکل می نویسم:

=SUM(Month1Total, Month2Total, Month3Total)

هر دوتای این فرمول ها یک کار را انجام می دهند. اما کدام را ترجیح می دهید؟

مسلما شما فرمول دوم را انتخاب می کنید چون قابل فهم تر و نوشتنش هم به مراتب راحت تر است ( لازم نیست تا به شیت های دیگر برای انتخاب محدوده ها بروید).

در فرمول دوم از اختصاص نام به محدوده ها استفاده کرده ایم. نام می تواند به یک سلول تا یک محدوده اختصاص داده شود. همانطوری که در فرمول بالا دیدید من به یک ناحیه نامی واحد اختصاص دادم.

نکته دیگری که در نام گذاری وجود دارد این است که این ناحیه یا سلول نام گذاری شده به صورت مطلق می باشد. در  حالت معمول و عادی که از نام گذاری استفاده نمی کنیم ، فرمول مطلق نخواهد بود و باید از علامت دلار برای مطلق نمودن ورودی های فرمول استفاده کنیم.

خیلی از کاربران اکسل وقتی داده هایشان را وارد کردند و حساب و کتاب هایشان را انجام دادند کار را تمام شده می دانند، ولی به عنوان یک کاربر حرفه ای و آدم خلاق این پایان کار نیست. توصیه می کنیم حتما به فونت، فونت سایز ، رنگ بندی ، خطوط راهنما اکسل  و … رسیدگی نمایید. استایل و فرمتی  را حتما برای فایل خود استفاده نمایید.

اول از همه باید بدانید چرا اکسل را باز کردید و قصد وارد کردن داده ها را دارید. شاید این خیلی بدیهی به نظر برسد ولی خیلی از افراد فقط اکسل را باز می کنند و شروع به تایپ داده ها می کنند. آرزو هم دارند که بهترین باشند.

لازم است تا یک برنامه قبل از شروع به کار با اکسل داشته باشید و بعد از آن شروع به کار کنید. در واقع می دانیم قرار است چه کاری انجام دهیم ولی با کمی فکر می توان طرح مد نظر را به بهترین شکل انتخاب نمود.

بعد از اینکه همه کارتان روی فایل تمام شده است، آخرین موردی که نیاز پیدا خواهید کرد این است که اگر شخصی فایل شما را باز کرد و سهواً فرمولی را تغییر داد یا موردی که شما فرض بر تغییر آن نداده بودید را تغییر داد؛ کل زحمت تان بر باد نرود بنابراین در اینجا محافظت از فایل مطرح می شود.

اکسل ابزار قدرتمندی را برای محافظت از فایل و کنترل کاربر برای تغییرات محدود ارائه کرده است.

با قفل نمودن فایل اکسل می توانید از فایلتان در مقابل تغییر داده و فرمول ، تغییر اندازه ستون و ردیف ، تغییر  ساختار فایل با کم یا زیاد کردن شیت جلوگیری کنید.

حتی می توانید سطوح دسترسی تعریف نمایید تا کاربر فقط ناحیه ای از سلول ها را بتواند تغییر دهد.

از بزرگترین مشکلات در فایل های اکسل وارد کردن داده های عجیب و غریب می باشد. کاربر اعداد خیلی بزرگ را در سلول وارد می کند یا از آنچه مقرر می کنیم کمتر یا زیاد تر است. یا اینکه در سلولی باید مقدار متنی وارد کند ولی کاربر مقدار عددی را به فرمول می دهد لذا خروجی مطلوب را دریافت نخواهد کرد.

برای جلوگیری از این کار می توانیم با Data Validation  کاربر را محدود کنیم. با این کار می توانیم محدوده اختیارات  کاربر را مشخص نماییم.

بیشتر افراد همیشه دست به موس هستند درحالی که با تعداد کمی کلید ترکیبی سرعت شان را می توانند در محیط کار یا پیش رئیس شان بالا ببرند تا هم در زمانشان صرفه جویی شود هم جایگاهی دیگری در سازمانشان برای خویش ایجاد کنند.

برخی از کلید ترکیبی ها را با هم بررسی کنیم:

Ctrl + Space                      انتخاب ستون کنونی
Shift + Space                        انتخاب ردیف کنونی
Ctrl + 0                                 مخفی کردن ستون کنونی
Ctrl + 9                                  مخفی کردن ردیف کنونی
F4                                          آدرس دهی مطلق در فرمول
Alt + =                                         جمع خودکار

اگر برای یک سلول فرمولی نوشته اید و لازم هست تا آن فرمول را دوباره برای سلول کناری آن هم بنویسید، بجای تایپ مجدد فرمول می توانید از Auto-fill استفاده کنید.

Auto-fill به شما این اجازه را به شما می دهد تا به سرعت مقداری را از یک سلول به سلول های کناری آن نیز کپی کنید. که این سلول کناری هم می تواند در راستای افقی یا عمودی باشد.

این ابزار فقط برای کپی نمودن فرمول کارایی ندارد بلکه می تواند برای ایجاد روند صعودی یا نزولی در پرکردن سلول ها از عدد، تاریخ، روز ، ماه و یا هر داده ی دیگری باشد.

وقتی کارتان با یک سری اعداد زیاد باشد، کار مشکلی هست که یک مقدار دارای اهمیت یا جذابیت خاص مثل: ۱۰ مقدار بالا، همه مقادیر بیشتر از میانگین، مقادیر تکراری و… را پیدا کنید.

Conditional formatting  بر اساس نقش ها ( rules) مقادیر کلیدی را برجسته و هایلایت می کند. جالب ترین  قسمت این ابزار این هست که وقتی داده ها تغییر می کند مقادیر کلیدی نیز بالطبع تغییر خواهد نمود.

در ساخت داشبورد در چند بخش نیاز به لیستی از داده هایمان داشتیم که به صورت یکتا و بدون داده تکراری باشد. اگر قرار بود تا یکی یکی داده ها را بررسی کنیم و لیست داده ها را به صورت دستی مهیا نماییم شاید ساعت ها طول می کشید. ولی در کمتر از چند ثانیه توانستیم این لیست را آماده نماییم.

برای ایجاد این لیست ستون مد نظر را انتخاب کردیم و سپس از آدرس زیر روند حذف موارد تکراری را انجام دادیم.

Data > Data Tools > Remove Duplicates

خیلی وقت ها برای ساخت داشبورد یا هر گزارش دیگری لازم است داده های تان را ورودی تان را بسازید. به طور مثال در ستونی اطلاعاتی به این شکل باشد ۹۷۰۲۰۵ که خروجی یک نرم افزار خاص بوده است که شامل روز ماه سال می باشد. اگر قرار باشد سال را از درون این شماره سریال خارج نماییم می توانیم از تابع زیر استفاده نماییم.

تابع Mid یک رشته متنی را از ما دریافت می کند سپس از ما می خواهد تا کاراکتری که می خواهید جداسازی از آن شروع شود همچنین تعداد کاراکتری که می خواهد جدا کنید را مشخص کنید.

MID(text, start_num, num_chars)

لذا برای ساخت شماره سال به این صورت عمل می کنیم که :

=MID(A1,1,2)

با تکنیک های کاربردی اکسل که گفته شد ما می توانیم ورودی های ساخت گزارش مان را بسازیم ولی برای ساخت یک لیست یکتا از این داده ها مشکلی وجود دارد. در صورتی که تکراری ها را با توجه به ترفند ۱۱ بسازیم این داده ها تغییر خواهند کرد و نتیجه دلخواه ما نخواهد بود. چون هنوز وابستگی به فرمول و سلول های ورودی خود دارند.

برای اینکه این وابستگی را قطع نماییم، می توانیم این داده های حاصل از فرمول نویسی را کپی کنیم ولی به جای اینکه Paste  کنیم از حالت Paste Value استفاده نماییم. تفاوت این دو در این است که حالت اول کپی را به حالت عادی منتقل می کند و در حالی که حالت دوم مقادیر را به صورت ثابت منتقل می کند. حال اگر تکراری ها را حذف کنیم کار به نحو احسن انجام خواهد شد.

راه های افزایش سرعت فایل های اکسل زیاد ولی یکی از راه هایی که سرعت فایل تان را افزایش می دهد استفاده از حالت محاسبه Manual هست.

این حالت محاسبات فایل را تا زمانی که شما به آن دستور ندهید اجرا نمی کند. یعنی شما می توانید ابتدا تمام فرمول نویسی ها و عدد گذاری هایتان را انجام دهید در آخر به اکسل دستور دهید که الان برایم محاسبات را انجام بده.

برای این منظور می توانید از آدرس زیر حالت Manual را فعال نمایید.

Formula > Calculation > Calculation Options > Manual

حالا هر زمانی که می خواهید محاسباتی را انجام دهید می توانید با کلید F9 یا گزینه  Calculate Now استفاده نمایید.